Bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording
Deze heeft betrekking op drie criteria:

• Begrotingscriterium,
• Voorwaardencriterium
• Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

In overeenstemming met artikel 10 lid 3 van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Meierijstad, worden geconstateerde afwijkingen groter dan € 300.000 toegelicht.

Begrotingscriterium
Begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de door de raad geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven:

“Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), als ook de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen moeten passen binnen de begroting, waarbij zowel het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag als ook het begrotingsjaar van belang zijn.”

Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) moeten de afwijkingen in de jaarrekening herkenbaar worden opgenomen en van een toelichting worden voorzien. Als blijkt dat de gerealiseerde uitgaven op programmaniveau hoger zijn dan geautoriseerd, is er sprake van begrotingsonrechtmatigheid. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
• Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
• De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
• Overschrijdingen die binnen de beleidskaders van de raad passen, worden in het accountantsoordeel niet meegewogen.

In 2023 is sprake geweest van een lastenoverschrijding van de begroting op het programma Sociaal Domein. Dit voor een bedrag van € 10.397.000. Omdat hier sprake is van een overschrijding op een open-einde regeling, is deze acceptabel en leidt het niet tot een begrotingsonrechtmatigheid.  

Overige afwijkingen binnen de gemeente Meierijstad die gedurende het jaar bekend werden, zijn in 2023 aan de raad voorgelegd, bijvoorbeeld via de bestuursrapportages. Nog niet geautoriseerde afwijkingen worden in de jaarstukken toegelicht en door de vaststelling van de jaarrekening door de raad alsnog geautoriseerd.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. In 2023 heeft zich binnen Meierijstad een situatie voorgedaan die het voorwaardencriterium raakt, namelijk een die betrekking heeft op aanbestedingsrechtmatigheid

De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst moet deze voorschriften toepassen of een afwijking in de aanbestedingsstukken motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet leidt daarom tot een financiële rechtmatigheidsfout.

Bij één crediteur is in 2023 sprake geweest van het niet correct naleven van de Europese aanbestedingsregels uit de Aanbestedingswet. Het gaat om een onrechtmatigheid van € 1.239.606. Betreffende crediteur is door de gemeente in het kader van crisis noodopvang gevraagd catering te verzorgen, waarbij onterecht niet een aanbestedingsprocedure is gestart. In juli 2023 heeft alsnog een aanbesteding plaatsgevonden, waarna het contract met deze crediteur is beëindigd.
De maatregelen die worden getroffen om dergelijke onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen zijn:

• Preventief van aard. Zowel vanuit het management als de directie wordt nogmaals de noodzaak van het naleven van Europese aanbestedingsregels gedeeld met budgethouders- en beheerders, ook in tijden van grote druk.
• Correctief van aard. Op meerdere momenten in het jaar wordt door atelier inkoop een spendanalyse gemaakt in het kader van het interne controleproces. Daarbij wordt vastgesteld of is voldaan aan de geldende Aanbestedingswetgeving en worden eventueel corrigerende maatregelen getroffen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van informatie, met als doel onterecht gemeentelijke subsidies of -uitkeringen krijgen, of niet/een te laag bedrag aan heffingen aan de gemeente betalen.

Bij oneigenlijk gebruik gaat het om burgers of organisaties die misbruik maken van gemeentelijke regelingen, doordat ze weliswaar handelen naar de letter van die regelgeving maar dat feitelijk doen in strijd met het doel en de strekking ervan.

Over het jaar 2023 is geen sprake van toe te lichten onrechtmatigheden.

Contract KSG accountants
Per 1 februari 2023 is het contract met KSG accountants verlengd. Dit is de uitkomst van het aanbestedingstraject door de raad, waarbij het heeft besloten om opnieuw met KSG accountants een overeenkomst aan te gaan.

Planning & Control
In 2023 is de planning & controlcyclus volledig doorlopen en zijn de jaarstukken, de begroting en de 1e en 2e bestuursrapportage gepubliceerd via de eigen website.

Interne controle
Vanaf 2022 zijn er in de verbijzonderde interne controle achttien verschillende processen met een materieel financieel belang opgenomen. Per proces zijn de risico’s en de opzet van de beheersmaatregelen in beeld gebracht. Getoetst is of deze maatregelen ook bestaan en gewerkt hebben. De toetsen zijn verricht door de procesbeheerders in samenwerking met de interne auditor. Daarbij is gebruik gemaakt van geautomatiseerde controles, data-analyses en steekproeven. Het resultaat van de interne controles is dat meer inzicht is verkregen in ieder proces. Daarnaast is de analyse van de oorzaken van afwijkingen verbeterd, evenals het borgen van de volledigheid en het aantonen van aansluitingen.

Procesmatig werken
In 2023 is uitvoering gegeven aan het strategisch plan om procesmatig werken te versnellen en te professionaliseren. In dat kader zijn er twee extra procesadviseurs aangenomen voor een periode van drie jaar. Zij zijn samen met de reeds aanwezige procesadviseur verantwoordelijk voor:

• versnelling: de organisatie heeft behoefte aan het uitvoeren van meer procesoptimalisaties per jaar.
• verdere professionalisering: zoals het continu klantgericht blijven verbeteren van geoptimaliseerde processen.